マンション管理改善で資産価値の維持・向上も実現!

マンション共用部の改善

ゴミ庫の改善①

マンションLC
マンションLC
この主な改善ポイントは、ラックの導入やモップハンガーの設置によりゴミ庫内をスッキリと整理したことです
居住者
居住者
ラックを設置することでゴミ庫内の高さも有効に使っていて良いですね。
左の壁に取付けたモップハンガーのお陰でモップや箒なども倒れる心配もなく、スッキリ整理できていて、居住者から見ても気持ちが良いです。
また、不衛生で暗いイメージが感じられやすいゴミ庫でも、これなら清潔感も感じて抵抗なく奥まで入れますね。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
特にこのモップハンガーは私自身がマンションの管理人として100棟以上勤務した中でもたった1つのマンションのみで採用されていたものなのですが、すごく良いと思って採用しました。
モップハンガーの値段も5,000円程度で取付も管理会社に依頼して取付けてもらえました。
また、整理整頓をしっかりしてある清潔感のあるゴミ庫だと居住者の方達も乱雑にゴミを出したりすることも減って好循環となります。

ゴミ庫の改善②

マンションLC
マンションLC
この改善は、生ごみなどは袋がやぶれてしまい汁がたれてしまい、コンクリートなどに染みこんでしまうとなかなか取れなくなります。そこで、プラスチック製の養生パネルを敷設して染みこみを防ぐ改善をしました。
管理人
管理人
なるほど!これであればサッと雑巾で水拭きをすれば良いだけので私達管理人の清掃の効率化にもつながりますね。
生ごみの染みは1度染みこむと洗剤を使ってもなかなかとれずに苦労するのでこれはすごく良いアイデアですね。
マンションLC
マンションLC
そうなんですよね。
管理人の方達は限られた時間内で効率よく清掃もしなければならず、こうすることで効率化と清潔さも保ちやすいので居住者の方達から見た管理人の印象も良くなりますしね。
これも私が実際にマンションの管理人をしたからこそ学んで改善することができた内の1つです。

管理員室内の改善①

マンションLC
マンションLC
こちらの主な改善ポイントは、管理人室の窓口にカーテンを設置して管理人の方の勤務時間外のプライバシーに配慮して取付けたものです。
また、レターケースの購入などを実施し、文房具や書類などの整理整頓も実施して管理人の方の業務効率化を図りました。
管理人
管理人
これは管理人としては、ありがたい配慮ですね。
通勤時に電車の遅延の可能性なども考えて勤務開始時間前に余裕をもって早めに出勤することも多いので、カーテンがあると管理人室でも居住者の方達の目を気にせずゆったり過ごせるのでありがたいです。
マンションLC
マンションLC
はい。管理人の方達には女性の方達も多く働いており、男性でも着替えをする方達も多いのでカーテンを取り付けることは必要なことですね。
また、プライバシーに配慮することにより勤務時間外には気をつかわずにゆっくり休んで頂くなど少しでも管理人の方達の働く環境を改善していくことは、管理人の方達の働くモチベーションUPにつながり、そのことはそのマンションに居住する方達の為にも非常に有益なこととなりますので、非常に大切な配慮となります。

清掃関係の改善①

マンションLC
マンションLC
これは、管理人室内や共用部のトイレの清掃用具としてトイレットペーパーでサッと拭いて捨てることができる除菌スプレーや、使い捨ての洗剤付きブラシを購入して手軽に清潔にトイレ掃除をできるように改善したものです。
管理会社担当
管理会社担当
なるほど!トイレの掃除は使い回しのブラシだと清潔感に抵抗があり、清掃用具を使いたがらない人も多いですね。
特に除菌スプレーでトイレットペーパーでサッと拭けるものがあると、管理人以外の人でも使用する前に抵抗なく使えると思うので良い考えですね。
マンションLC
マンションLC
はい。トイレ掃除の道具は普段使っている管理人でも使うのは少し抵抗感があったりするものです。
また、管理人の方は急な予定や体調を崩したりで、急遽他の代理の管理人が勤務するようなことも多いのでトイレの清掃用具を使い捨てにして、誰でも抵抗感なく使用できるようにすることはトイレ掃除を手抜きされないための対策にも非常に有効だとも思います。
管理人室内のトイレであっても管理人以外でも、理事の方、業者の方、居住者のなどが急遽使用する可能性もあり、日ごろから清潔に保っておくことは大切だと思います。

清掃関係の改善②

マンションLC
マンションLC
この改善ポイントは、雑巾ハンガーを設置してどの雑巾が何の用途で使っているのかをタグをつけて誰にでも分かるようにした点です。
居住者
居住者
このようにしっかりと用途に分けて雑巾を使用しているのが分かると居住者としても安心感があります。
特に手の触れる箇所の水拭きや消毒拭きなどは専用の雑巾を使用してもらいたいですからね。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
雑巾を複数枚使って清掃している場合でも案外明確に使用箇所が決まっていなかったりすることも多いんですよね。
このようにタグをつけておくと急遽代理の管理人が清掃した時や曜日によって管理人が入れ替わるようなマンションでも使用箇所が統一できるので良いと思います。

粗大ゴミ放置の改善

マンションLC
マンションLC
これは、居住者と思われる人が粗大ゴミを放置してしまい、それを理事会で問題視をして管理組合として処分して改善したものです。
粗大ゴミなどが放置されていると、新しくマンションに住もうと検討している賃借人や、購入しようと検討している人達からも管理されていないマンションだという事が一目瞭然となります。
そうなると賃貸や購入を敬遠されてしまう可能性も高くなるので改善することが非常に重要です。
理事長
理事長
そうそう粗大ゴミの放置は度々あり頭の痛い問題の1つなんですよね。
特に賃借人と思われる居住者が退居直前に粗大ゴミを大量に放置して引っ越ししてしまうというケースも多いと良く聞きます。
どうすればこのようなことが無くなるのだろうかと、理事会でも度々議論しています。
マンションLC
マンションLC
そうですね。粗大ゴミの放置は多くのマンションで大きな問題の1つとなっています。
賃貸して住んでいる人が多いマンションは特に多いですね。
粗大ゴミは1つでも放置されると、それを見てどんどんと放置する人が増えていくので早めに処分など対処しなくてはいけません。
また、監視カメラがあると放置した人を特定できる可能性も高くなるので、監視カメラの無いマンションは設置することも有効だと思います。
予算が無く、監視カメラの導入が難しいマンションでは、ダミーの監視カメラであれば安価に取付可能です。
ダミーの監視カメラであっても、ある程度の粗大ゴミ放置の抑止効果にはつながると思うので検討してみて下さい。

消毒液スタンドの設置

マンションLC
マンションLC
昨今のコロナウィルスの感染拡大により消毒液を準備することは、もはやスタンダードとなっています。
マンションのエントランスにも設置することで、居住者やマンション関係者の人達が入館した時の感染予防にもつなかりますね。
居住者
居住者
消毒液が設置されていると安心しますね。
特にできるだけ手に触れたくないので、足踏式は嬉しいです。
しかもこの消毒液スタンドはすごいスタイリッシュで良いと思います。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
今回のポイントは手を触れない足踏み式の物で且つ、マンションの質感を損なわないようにスタイリッシュな消毒液スタンドを安価に設置したことです。
因みに消毒液スタンドは1万円程度でした。
居住者
居住者
え!?これで1万円は安いですね。
もっと高そうに見えますね。
ところで、一番左の写真で消毒液スタンドの上の方についている丸いお皿のようなものは何なのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
良いところに気づきましたね!
このマンションでは小さな子供が多く、子供の目に誤って消毒液がかからないようにしてほしいと居住者の方からお願いがありました。
そこで、この円柱型の消毒液スタンドに何か受け皿のような物を取付ける必要があると考えて犬用のエリザベスカラーを購入してとりつけたものなんです。
居住者
居住者
なるほど~!上手く考えましたね!

掲示物書面の改善

雑排水管清掃

マンションLC
マンションLC
雑排水管清掃は居住者の方達の居室にも入って実施する必要があります。
そのためマンションによっては、実施率が低く適正な管理ができていない原因の1つとなっています。
そこで、管理会社から提示された字ばかりの掲示書面ではなく、居住者の方達が少しでも関心をもってもらえそうな掲示書面を作成し、実施率を上げるためにた努めたことがこの改善ポイントです。
理事長
理事長
この2枚の書面を比べるとどちらを見てくれそうな書面かは一目瞭然ですね!
左の書面と比べて右の書面はイラストもあり、字数も少なく、字も大きくて見やすい。
雑排水管清掃の実施率の向上は理事会でも問題視しているので参考にしてみたいと思います。
また、雑排水管清掃だけでなく、消防点検も同日に実施した点も良い考えですね。
マンションLC
マンションLC
雑排水管清掃や消防点検は区分所有者で居住している方達は意識が高く実施率も比較的高いのですが、賃貸で居住している方達は意識が低く実施率も低下してしまいます。
そこで同じ居室に入って実施する消防点検も同日に実施すれば少しでも意識が高くなるのではとも考えました。
また、雑排水管清掃を個別で実施した場合の金額も業者に算出してもらい明記しました。
特に賃貸で住まわれている方は退居する時にもしも専有部の雑排水管に問題がある場合は回復費用が発生する可能性があるということも明記して注意と実施する意識を促しました。
理事長
理事長
なるほど!それは良い考えですね。
因みに雑排水管清掃の実施率はどのくらいだったのですか?
マンションLC
マンションLC
・全体の実施率:78.95%
・区分所有者で居住している戸数:89.29%
・賃貸で居住している戸数:72.92%
という結果でした。
目標は全体で70%以上の実施率が達成できれば上出来だと思っていたので予想以上の実施率が達成できました。
特に賃貸では10%~20%程度の実施率のマンションも多いと聞きますが、70%以上の実施率を実現できたというのは非常に高い成果がでたと思います!
理事長
理事長
それはすごい!
是非うちのマンションでも改善していきたいと思います。

ゴミの分別(ペットボトル)

マンションLC
マンションLC
これはペットボトルのキャップとラベルを分別して捨ててもらうよう促した掲示書面です。
ポイントは文字を読まなくても視覚だけで認識できるようイラストを取り入れて作成した点です。
管理人
管理人
これは見ただけで何を言っているのかがわかり良いですね!
ゴミの分別は管理人の仕事ではなく、原則的には分別作業してはいけないんです。
しかし、分別しないと回収業者が回収してくれないこともあるため困ってしまいます。
しっかりゴミの分別をして捨ててもらえるとありがたいです。
マンションLC
マンションLC
はい。その通りですね!
ゴミの分別、特にゴミ袋などを開けて分別することはプライバシーの侵害にも関わる問題に発展することもあるので、基本的には管理人の方が行ってはいけない作業ですね。
また、鋭利な物が入っていたり、ウィルス感染などの可能性もあり非常に危険です。
居住者の方達がしっかりとゴミを分別して捨ててもらうように掲示書面も工夫することが大切ですね。

総会出席票提出の催促

マンションLC
マンションLC
総会の出席票や議決権行使書などを提出してもらうことは、管理組合の活動において非常に大切なことです。
提出数が少ないと管理組合では何も決められずに適正な管理もすることができなくなりマンションの資産価値の低下にもつながります。
理事会ではそのようなことを避けるために少しでも気持ちが伝わるような書面をマンション内に掲示して、一人でも多くの区分所有者の居住者の方達に総会の出席票や議決権行使書を提出してもらうことが大切です。
居住者
居住者
なるほどね。
左の書面では、インパクトも無く特に感じることはあまりないですが、右の書面は議決権行使書の重要性や提出して欲しいっていう気持ちが伝わるし、出さなきゃって言う気にもなりますね。
マンションLC
マンションLC
どうもありがとうございます。
管理会社の担当者は多くのマンションを担当していて日々多くの業務を抱え、忙しくて会社内にある定型書面で対応することがほとんどです。
ですから、理事会側で掲示書面を読む側の立場に立ってどのような掲示物にすればより伝わるかを考えて書面を作成し、掲示することが必要ですね。

年末年始のゴミ出し案内

マンションLC
マンションLC
年末年始はゴミの回収日も通常と異なり日数も少なくなります。
また、大掃除や、年末年始に家で過ごすにあたり通常よりも多くのゴミがでることもありマンション内のゴミ庫があふれかえることも珍しくありません。
特に可燃ゴミの生ごみなどは悪臭やゴキブリ、ネズミなどの発生の原因ともなるため防止対策をすることが大切です。
管理人
管理人
毎年年始の仕事初めは、ゴミ庫内にゴミがあふれかえっていて重労働となるので、正直仕事したくないとも思ってしまいます。
ですから、このような書面で年末年始のゴミ庫へのゴミ搬出を抑制して頂けると非常にありがたいですね!
これで年始の仕事初めも気持ちよく働けそうです。
マンションLC
マンションLC
ゴミ庫にゴミがあふれかえると管理人の方の仕事の効率も悪くなり、業務時間内に通常の業務も終わらない可能性も高くなるので残業などをしなければならいない可能性もでてきて管理人の方に負荷がかかってしまいます。
また、ゴミ庫が汚れる原因にもなりますのでマンションにとって良いことは何もありません。
マンションの中には掲示書面でのお願いではなく、ゴミ庫を完全に締め切ってしまうようなところも多くあります。
掲示書面でのお願いに留めるのか、ゴミ庫を完全に締め切ってしまうのかは、マンションの居住者の方達の意識によりますのでマンションの状況に合わせて検討することが望ましいと思います。

総会・理事会運営の改善

出席票・議決権行使書などの収集

マンションLC
マンションLC
これは臨時総会の出席票・議決権行使書を提出してもらうために外部に居住している区分所有者の方向けに往復はがきを使って催促したものです。
外部に居住している区分所有者の方は残念ながら総会に無関心で議決権行使書さえ面倒くさがって提出してくれないことが非常に多いんです。
そのため管理会社の担当者が電話などで何度も何度も議決権行使書提出の催促をするのですが、それでも連絡がつかずに総会議案を可決するための賛成票が集まらないということも度々あり大きな悩みの1つともなっています。
そこで、どうにか面倒くさがりな外部の区分所有者の方でもなるべく手間をかけずに議決権行使書を提出できるように往復はがきへ議決権行使書を印刷して、理事長自らが手書きで文面を書いて送ることを実践しました。
管理会社担当
管理会社担当
え!?このように往復はがきを送って議決権行使書を催促をしているなんて今まで聞いたことがありません。
本当に私達管理会社の担当者にとって出席票や議決権行使書を提出してもらうよう催促することは非常に手間のかかかる大変な業務になっているんです。
しかも電話を何度もすると着信拒否されたり、すごく嫌がれたりもするんです。。。
それでこの往復はがきでの返信の成果はどれくらいだったんですか?
マンションLC
マンションLC
はい。
この時の往復はがきでの成果は4枚送って2枚返信がありました!確率でいうと50%ですね。
しかも、この往復はがきの返信があったおかげで、この時の臨時総会での特別決議の議案がギリギリ可決することができました。
あと1票でも賛成票が少なかったら否決されていたので、本当にドラマのような展開になりました!
そのマンションの管理会社の担当者も往復はがきでの催促なんて過去にも事例がなく、私が言い出した時には効果を疑問視していました。
しかし、実際に返信があり結果的にはその票が決め手となり議案の可決につながったので驚いて感心していました。
管理会社担当
管理会社担当
す、すごい!
往復はがきでの催促で提出してもらえる確率が上がるのであれば有益ですし、私達が電話で催促することで嫌がられることもなくなるので精神的にも楽になります。
ただ、理事長自らの手書きというのは理事長にとってはかなりの負担になるので管理会社で手書きして送付するなどの検討が必要ですね。

居住者からの意見書の設置

マンションLC
マンションLC
こちらは、マンション内の居住者の方達からの声によりマンション管理の維持改善が図られやすくなるように掲示板へ意見書の雛形を設置したものです。
このような意見書を設置するマンションは度々見かけますが、設置していないマンションがまだまだ多いので設置を検討することをお勧めします。
居住者
居住者
このような意見書がないとマンション内で何か困ったことなどがあった時には、わざわざ管理会社へ電話する必要があったのでありがたいですね!
あとは、あがった意見をしっかりと検討してマンション内に反映されると嬉しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
居住者からあがった意見を全て反映することは難しいですが、管理組合の理事会でしっかりと検討してマンションの改善に役立てることはもちろんのことですが、意見をくれた方に回答することも重要です。
また、この居住者の方達からの意見書は、理事になったことが初めての人ばかりで構成される理事会などでは、何を理事会で検討したら良いのかよくわからない場合にも検討する議題にもなるのでお勧めです。

組合員向け管理改善プレゼンの実施

マンションLC
マンションLC
この資料は管理組合員に向けた理事会の活動方針についてのプレゼン資料です。
このようなプレゼンは居住者に区分所有者が多く、定期総会などにも多くの組合員が積極的に参加するようなマンションでは理事会の活動をあらかじめ伝えることで各組合員の方からの協力も得やすくなり、理事会としても活動しやすくなると思うのでお勧めです。
理事
理事
これはすごいですね!
しかし、ここまでの資料をマンション管理についてあまり知識のない理事メンバーで作成するのはかなり大変ですよね。
そのような理事メンバーの場合はどうすれば良いのですか?
マンションLC
マンションLC
良いご質問ですね。
確かにおっしゃる通りマンション管理は複雑で高度な専門知識が必要な場面も多いので経験も知識の無い一般の方では対応が難しいと思います。
そのような場合は委託している管理会社の担当者に協力してもらいながら改善計画を立ててプレゼン資料を作るのが良いでしょう。
但し、管理会社への管理委託費用の削減を伴って改善ともなると管理会社の懐が痛む改善なので、管理会社の担当者は前向きには協力してくれないと思われるので注意が必要です。
理事
理事
なるほど!
どうもありがとうございました。

管理規約改定・使用細則制定など

駐車場の外部貸出し可能とする規約改定

マンションLC
マンションLC
この改善は、管理規約上でマンション敷地内にある駐車場の貸出しがマンション居住者に限定されているものをマンション居住者以外の外部の人にも貸出しできるように管理規約を改定する議案を総会で上程し可決したものです。
昨今では自動車保有率が低下によりマンション敷地内の駐車場に空き区画が増え、管理費や修繕積立金の収益が減ってしまうことが問題になっています。
その収益を改善するために、外部の人へも駐車場を貸出して収益を確保することを目的としたものです。
外部オーナー
外部オーナー
私のような外部の区分所有者で所有する部屋を賃貸している者にとっても、管理費や修繕積立金の収益確保は重要ですね。
是非積極的にそういった収益確保の手段があるのならどんどん実施して欲しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
但し、外部の人がマンションの敷地内に入ることに抵抗を感じる居住者の方達もいますので、メリットデメリットをよく説明して総会での決議を取ることが必要です。
特にこの管理規約の改定は特別決議といって総組合員数および総議決権数の4分の3以上の賛成が必要となり、非常に可決が難しい変更ともなります。
また、外部の人へ駐車場を貸出したことにより得た収入は、基本的には事業収益にあたるため税金を納める必要もでてくるので注意が必要です。
外部オーナー
外部オーナー
なるほど。
収益が確保するからどんどん実施すれば良いという単純な話でもないんですね。
勉強になりました。
どうもありがとうございました。

役員報酬の使用細則制定

マンションLC
マンションLC
役員の担い手不足は、昨今の日本国内のマンション管理組合において非常に大きな問題の1つとなっています。
役員報酬はその役員の担い手不足の解消と理事会活動を積極的にするための1つの手段です。
また、管理組合の管理費より役員報酬を支給できることは国土交通省より公表されている標準管理規約の第37条2項にも規定されているため多くの管理組合の管理規約でも同様に規定されていると思われます。
今回のこの改善はその規約に基づき具体的な役員報酬の支給金額、条件、支給時期などを使用細則に制定して役員報酬を本格的に実施したものです。
理事長
理事長
確かに、居住者の高齢化も拍車をかけて私のマンションでも役員の担い手不足は大きな問題になってますね。
しかも、役員に対して批判や厳しい意見だけを言うような組合員もいるので、報酬も支給されないボランティア性の高い役員会活動では役員のモチベーションも低下して消極的な理事会活動にもなってしまい悪循環になってしまって。。。
しかし、役員報酬の支給実施ともなるとまた組合員の中に反対意見、批判をいう人がでることも想定されるのでどうしたものかと迷ってしまいます。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
残念ながら役員報酬に関わらず組合員の中には総会の議案に関して反対意見や批判をおっしゃる方もいらっしゃいます。
ただ、一人一人異なった考えを持っているのは当然のことで、マンションなどの集合住宅では全員の意見が一致するようなことは少ないと考えた方が良いですね。
そのために、議案によって可決するための必要賛成数も異なってきますので。
役員報酬の使用細則の制定は総会の出席組合員の過半数の賛成で決まる普通決議となり、それほど可決の難しい議案ではないので是非検討してみて下さい。
また、今回制定した使用細則は、役員になれば必ず役員報酬が支給されるというものではなく、理事会や総会に出席することで支給される活動実績に応じた支給となっている点もポイントとなりますので参考にしてみて下さい。

防火管理者の使用細則制定

マンションLC
マンションLC
収容人員が50人以上のマンションでは防火管理者の選任が必要となります。
しかし、マンションの中には防火管理者の担い手が見つからずに未選任のままというマンションも度々見かけます。
今回の改善は、防火管理者の資格を取得する際の講習費用や日当の支給を使用細則で制定することにより。防火管理者の未選任状態や、新しい担い手がいなく何年も同じ人が選任されてしまっているような状況を解消することを目的とした改善です。
区分所有者
区分所有者
なるほど!
講習費用に加えて、日当も支給してもらえると防火管理者の資格を取得しようという気にもなりやすいですね。
しかも、防火管理者の資格は国家資格でもありますし、マンション以外でも将来に役立つ資格になる可能性もありますよね!
マンションLC
マンションLC
そうですね。
防火管理者の資格は何よりも火災などから命を守るための知識を身につける講習を受けるので、仕事で必要が無くとも誰にとっても有益なことです。
私は極端な話、マンション居住者全員が防火管理者講習を受講して資格を取得することが理想だとも思っているぐらいです。
是非このような使用細則の制定を検討して、いざという時のマンションの安全に努めてみて下さい。

管理規約のアップデート

マンションLC
マンションLC
この改善は、国土交通省から不定期で数年ごとに標準管理規約が改正されるに伴い、その標準管理規約を参考にして最新の管理規約にアップデートするための改善です。
これは、時代の経過とともにそれまでの規約では時代にそぐわない内容となってしまうために、時代に合った適正な規約内容に改正して適正な管理体制にする目的で行います。
近年では、昨今のコロナ禍の背景を受けて2021年6月22日にWEB総会やWEB会議、電磁的方法、押印の廃止などの内容が盛り込まれた標準管理規約に改正されました。
管理会社担当
管理会社担当
ほー!これは素晴らしいですね!
管理規約自体が存在していないような管理組合も中にはありますが、数年ごとに管理規約の見直しとなるとまだまだ実施できていない管理組合も多いですからね。
管理規約の全面改訂ともなると管理会社としても規約の改訂案を作成するのにも非常に労力がかかる作業ともなるので、積極的な改訂提案には後ろ向きな管理会社の担当者もいるので理事会発信で実施していくことは実はすごく大切なんですよね。
マンションLC
マンションLC
おっしゃる通りですね。
管理規約の定期的な改訂、改正は管理会社主導というよりも管理組合、理事会側がしっかりと改訂、改正すべきという意識をもって管理会社の担当者と連携して積極的に取り組むことが何よりも大切です。
また、管理会社の担当者の労力がかかる1つの理由としては、管理規約の改訂などに関する議案は総会での総組合員数及び議決権数の4分の3以上の賛成が必要な特別決議となります。
そのため管理会社の担当者は、組合員に対して総会の出席票や議決権行使書などの収集を積極的に実施しなければならなくなることが挙げられるでしょうね。
管理会社担当
管理会社担当
これまたよくご存知。おっしゃる通りです!
管理会社の担当者は総会の開催が決まり総会資料を送付した後には、日々出席票や議決権行使書の未提出な組合員の方に提出を催促するために電話などをします。
しかし、この催促をするにあたり着信拒否をされたり、嫌がられたり、時には怒鳴られたりと大変なんですよね。
まあこれも仕事なので割り切ってやるのですが、時には落ち込むこともありますね。
そのような中で管理組合、理事会側が意識をもって管理会社の担当者と連携しながら積極的に取り組んで頂けるとありがたいですし、担当者もモチベーションを保って取り組んでいけるとも思います!

費用削減

管理費の削減①(管理会社変更による削減)

マンションLC
マンションLC
この主な改善ポイントは、管理会社変更を前提にした管理体制の改善をして管理費の削減も管理スキルの向上も実現した点です
区分所有者
区分所有者
え!?こんなに管理費の削減ができたんですか!?
なぜですか??
マンションLC
マンションLC
はい!
この改善では、管理会社を変更して管理人の勤務体制を見直したことが大幅な管理費の削減につながりました。
管理人の勤務体制は、私が多くのマンションで管理人を自ら経験していたため、マンションごとに見合った管理人の的確な勤務体制を判断することができました。
区分所有者
区分所有者
そうなんですね!
管理人の適正な勤務体制など居住者には全く想像つかないので、単に長く居てくれれば良いのではと考えてしまいがちです。
でも、管理人の勤務時間が短くなったことで反対意見やその後の管理状況、清掃状況が悪化したなどはなかったのですか?
マンションLC
マンションLC
おっしゃる通り、管理人の勤務体制を短くすることを決めた時には少なからず反対する方達もいました。
しかし、変更案が総会で可決して、実際に管理人の勤務時間は改善により短時間となったのですが、管理会社を変更したことにより管理会社のスキルがあがりました。
そして、管理会社を変更して数カ月後に居住者アンケートを実施したのですが、「以前よりマンション内が綺麗になった」「管理人の方の掃除をしている姿を以前より見ることが多くなった」など、好印象の意見ばかりで、居住者の満足度も向上しました。
区分所有者
区分所有者
それはすごいですね!
管理状況も改善して、管理費も大幅に削減を実現したということであればいう事ないですね!
ただ、こんな管理会社の変更を前提とした改善実施は、経験も知識もない理事メンバーでの実施は難しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
管理会社の変更が前提ともなると、それまでの管理会社の担当者に知られることなく水面下で動く必要もあります。
そのため、ある程度経験や知識のある理事の方がいないと難しいかもしれません。
但し、理事メンバーの中に管理会社の変更に対して意識の高い理事の方がいらっしゃれば、他の管理会社に現在の管理会社を変更したいという相談をすれば協力してもらえるので、その担当者と事を進めてはいけると思います。
または、私のように管理会社とは関係の無い第三者のマンション管理の専門家に相談するのも有益です。
本格的な管理会社変更のための支援を依頼するとなると、総会で予算を取り総会で承認されて依頼することとなりますが、市区町村などでマンション管理士などへの無料相談などを実施している場合などもありますのでそのようなサービスを利用するのも1つの手だとも思います。
区分所有者
区分所有者
なるほど!
参考になりました。
どうもありがとうございました!

管理費の削減②(管理会社を変更せずに削減)

マンションLC
マンションLC
この管理費削減の改善ポイントは、管理会社を変更せずに管理会社への管理委託費用はじめ、管理費全体を大幅に削減した点です。
これは、管理会社への値下げ交渉及びそれまで管理会社経由で契約していたエレベーターや機械式駐車場の保守契約などを管理組合との直接契約に変更したり、保守会社を変更することにより大きく費用を削減することができました。
また、自動ドアの保守契約など過剰と思われる保守契約は解約するなどの見直しも実施し、管理会社を変更することなく全体で年間100万円以上もの大幅な管理費削減に至りました。
区分所有者
区分所有者
え~~!!?管理会社を変更することなく年間100万以上の削減なんてあり得るんですか!?
このマンションでは特別高い管理委託費用を管理会社へ支払っていたということでしょうか?
マンションLC
マンションLC
ちょっと違うんです。
このマンションが他のマンションと比べて特別高い管理委託費用を支払っていたという訳ではないんです。
残念ながら管理会社へ委託する費用をはじめ、エレベーターや自動ドア、機械式駐車場の保守費用がどれくらいが適正価格なのか?保守契約は必要か不要か?などということはマンション管理について知識のある人や管理改善によほど積極的で色々と調査しない人で無い限りはよくわかりません。
そのため事業として管理の委託を受けて業務を遂行している管理会社としては管理は管理会社任せにし、積極的に管理に取り組まない無関心なマンションの管理組合からは少し高めの管理委託費用を設定していたり、それほど必要ではないと思われる保守契約でも締結を提案するなどして管理会社自身の収益確保をしていくというのが現実で、そのようなマンションが日本国内に非常に多く存在すると思われます。
そのため、このマンションが特別高額な管理委託費用を支払っていたという訳ではなかったのです。
区分所有者
区分所有者
そうなんですね!?
この数字を見るとマンション管理は管理会社任せにせず管理組合として積極的に取り組まないといけないと強く感じました!

インターホン更新費用の削減

マンションLC
マンションLC
このマンションでは、20年以上インターホン設備機器の更新をしなかった為に、インターホンが急に故障してしまい、また古い機器だったためにメーカー側の部品も既になく修理不可能という状況に陥ってしまいました。
インターホンの故障は居住者の方の暮らしの維持には欠かせないもので、特に自分の所有する部屋を賃貸しているオーナーにとっては、使用できない期間が継続すると賃料を減額されかねないような事象となります。
そのような理由もあり管理組合、理事会側では早急な対応を迫られることとなってしまったのです。
そこで、管理を委託している管理会社と理事会側で独自に探した業者とでインターホン設備機器更新のための相見積もりをしたのですが、同じ機器構成でも大きな金額差がつきました。
外部オーナー
外部オーナー
なるほど。
これは興味深い。
同じ機器構成であって価格が1.4倍以上の85万円もの差がつくというのは到底私としても容認できない数字ですね。
なぜこれほど差がついたのですかね。
工事内容に差があるとか?
マンションLC
マンションLC
そうですね。
同じ機器構成でありながらこれだけの金額差がでるのは正直私も驚きでした。
ご質問の工事内容の差という点は既存のインターホンの配線を流用する前提の工事でしたのでほとんど差はないと考えて良いかと思います。
ここまで金額差がつたのは、管理を委託している管理会社経由での工事見積りだったため、管理会社の利益がかなり見積金額に含まれていると考えて間違いないでしょう。
もう一方は管理組合側から直接インターホン工事業者へ見積り依頼したものだったため、中間マージンが全く入っていないものでした。
外部オーナー
外部オーナー
そうですか。
これを見ると管理会社任せにするのは非常に危険ですね。
外部の区分所有者と言えども管理活動、理事会活動に無関心では将来的に安定した家賃収入を得ることも難しくなりますね。
これから理事などの役員の就任も考えて積極的に管理活動をしていきたいと思います。
ありがとうございました。
マンションLC
マンションLC
是非、理事に就任して積極的に理事会活動に励んで下さい!
また、マンションの管理は非常に複雑で専門知識が多く必要となることもあるので、お一人で考えずに通常は管理を委託している管理会社の担当者に相談することが大切です。
但し、管理委託費用や今回のインターホンの見積りなどは委託している管理会社とは異なるマンション管理の専門家に相談してみることもお勧めです。