金持ちマンションに一歩近づく管理改善術!

目次

マンション共用部の改善

ゴミ庫の改善①

マンションLC
マンションLC
この主な改善ポイントは、ラックの導入やモップハンガーの設置によりゴミ庫内をスッキリと整理したことです
居住者
居住者
ラックを設置することでゴミ庫内の高さも有効に使っていて良いですね。
左の壁に取付けたモップハンガーのお陰でモップや箒なども倒れる心配もなく、スッキリ整理できていて、居住者から見ても気持ちが良いです。
また、不衛生で暗いイメージが感じられやすいゴミ庫でも、これなら清潔感も感じて抵抗なく奥まで入れますね。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
特にこのモップハンガーは私自身がマンションの管理人として100棟以上勤務した中でもたった1つのマンションのみで採用されていたものなのですが、すごく良いと思って採用しました。
モップハンガーの値段も5,000円程度で取付も管理会社に依頼して取付けてもらえました。
また、整理整頓をしっかりしてある清潔感のあるゴミ庫だと居住者の方達も乱雑にゴミを出したりすることも減って好循環となります。

ゴミ庫の改善②

マンションLC
マンションLC
この改善は、生ごみなどは袋がやぶれてしまい汁がたれてしまい、コンクリートなどに染みこんでしまうとなかなか取れなくなります。そこで、プラスチック製の養生パネルを敷設して染みこみを防ぐ改善をしました。
管理人
管理人
なるほど!これであればサッと雑巾で水拭きをすれば良いだけので私達管理人の清掃の効率化にもつながりますね。
生ごみの染みは1度染みこむと洗剤を使ってもなかなかとれずに苦労するのでこれはすごく良いアイデアですね。
マンションLC
マンションLC
そうなんですよね。
管理人の方達は限られた時間内で効率よく清掃もしなければならず、こうすることで効率化と清潔さも保ちやすいので居住者の方達から見た管理人の印象も良くなりますしね。
これも私が実際にマンションの管理人をしたからこそ学んで改善することができた内の1つです。

管理員室内の改善①

マンションLC
マンションLC
こちらの主な改善ポイントは、管理人室の窓口にカーテンを設置して管理人の方の勤務時間外のプライバシーに配慮して取付けたものです。
また、レターケースの購入などを実施し、文房具や書類などの整理整頓も実施して管理人の方の業務効率化を図りました。
管理人
管理人
これは管理人としては、ありがたい配慮ですね。
通勤時に電車の遅延の可能性なども考えて勤務開始時間前に余裕をもって早めに出勤することも多いので、カーテンがあると管理人室でも居住者の方達の目を気にせずゆったり過ごせるのでありがたいです。
マンションLC
マンションLC
はい。管理人の方達には女性の方達も多く働いており、男性でも着替えをする方達も多いのでカーテンを取り付けることは必要なことですね。
また、プライバシーに配慮することにより勤務時間外には気をつかわずにゆっくり休んで頂くなど少しでも管理人の方達の働く環境を改善していくことは、管理人の方達の働くモチベーションUPにつながり、そのことはそのマンションに居住する方達の為にも非常に有益なこととなりますので、非常に大切な配慮となります。

清掃関係の改善①

マンションLC
マンションLC
これは、管理人室内や共用部のトイレの清掃用具としてトイレットペーパーでサッと拭いて捨てることができる除菌スプレーや、使い捨ての洗剤付きブラシを購入して手軽に清潔にトイレ掃除をできるように改善したものです。
管理会社担当
管理会社担当
なるほど!トイレの掃除は使い回しのブラシだと清潔感に抵抗があり、清掃用具を使いたがらない人も多いですね。
特に除菌スプレーでトイレットペーパーでサッと拭けるものがあると、管理人以外の人でも使用する前に抵抗なく使えると思うので良い考えですね。
マンションLC
マンションLC
はい。トイレ掃除の道具は普段使っている管理人でも使うのは少し抵抗感があったりするものです。
また、管理人の方は急な予定や体調を崩したりで、急遽他の代理の管理人が勤務するようなことも多いのでトイレの清掃用具を使い捨てにして、誰でも抵抗感なく使用できるようにすることはトイレ掃除を手抜きされないための対策にも非常に有効だとも思います。
管理人室内のトイレであっても管理人以外でも、理事の方、業者の方、居住者のなどが急遽使用する可能性もあり、日ごろから清潔に保っておくことは大切だと思います。

清掃関係の改善②

マンションLC
マンションLC
この改善ポイントは、雑巾ハンガーを設置してどの雑巾が何の用途で使っているのかをタグをつけて誰にでも分かるようにした点です。
居住者
居住者
このようにしっかりと用途に分けて雑巾を使用しているのが分かると居住者としても安心感があります。
特に手の触れる箇所の水拭きや消毒拭きなどは専用の雑巾を使用してもらいたいですからね。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
雑巾を複数枚使って清掃している場合でも案外明確に使用箇所が決まっていなかったりすることも多いんですよね。
このようにタグをつけておくと急遽代理の管理人が清掃した時や曜日によって管理人が入れ替わるようなマンションでも使用箇所が統一できるので良いと思います。

粗大ゴミ放置の改善

マンションLC
マンションLC
これは、居住者と思われる人が粗大ゴミを放置してしまい、それを理事会で問題視をして管理組合として処分して改善したものです。
粗大ゴミなどが放置されていると、新しくマンションに住もうと検討している賃借人や、購入しようと検討している人達からも管理されていないマンションだという事が一目瞭然となります。
そうなると賃貸や購入を敬遠されてしまう可能性も高くなるので改善することが非常に重要です。
理事長
理事長
そうそう粗大ゴミの放置は度々あり頭の痛い問題の1つなんですよね。
特に賃借人と思われる居住者が退居直前に粗大ゴミを大量に放置して引っ越ししてしまうというケースも多いと良く聞きます。
どうすればこのようなことが無くなるのだろうかと、理事会でも度々議論しています。
マンションLC
マンションLC
そうですね。粗大ゴミの放置は多くのマンションで大きな問題の1つとなっています。
賃貸して住んでいる人が多いマンションは特に多いですね。
粗大ゴミは1つでも放置されると、それを見てどんどんと放置する人が増えていくので早めに処分など対処しなくてはいけません。
また、監視カメラがあると放置した人を特定できる可能性も高くなるので、監視カメラの無いマンションは設置することも有効だと思います。
予算が無く、監視カメラの導入が難しいマンションでは、ダミーの監視カメラであれば安価に取付可能です。
ダミーの監視カメラであっても、ある程度の粗大ゴミ放置の抑止効果にはつながると思うので検討してみて下さい。

消毒液スタンドの設置

マンションLC
マンションLC
昨今のコロナウィルスの感染拡大により消毒液を準備することは、もはやスタンダードとなっています。
マンションのエントランスにも設置することで、居住者やマンション関係者の人達が入館した時の感染予防にもつなかりますね。
居住者
居住者
消毒液が設置されていると安心しますね。
特にできるだけ手に触れたくないので、足踏式は嬉しいです。
しかもこの消毒液スタンドはすごいスタイリッシュで良いと思います。
マンションLC
マンションLC
そうなんです。
今回のポイントは手を触れない足踏み式の物で且つ、マンションの質感を損なわないようにスタイリッシュな消毒液スタンドを安価に設置したことです。
因みに消毒液スタンドは1万円程度でした。
居住者
居住者
え!?これで1万円は安いですね。
もっと高そうに見えますね。
ところで、一番左の写真で消毒液スタンドの上の方についている丸いお皿のようなものは何なのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
良いところに気づきましたね!
このマンションでは小さな子供が多く、子供の目に誤って消毒液がかからないようにしてほしいと居住者の方からお願いがありました。
そこで、この円柱型の消毒液スタンドに何か受け皿のような物を取付ける必要があると考えて犬用のエリザベスカラーを購入してとりつけたものなんです。
居住者
居住者
なるほど~!上手く考えましたね!

掲示物書面の改善

雑排水管清掃

マンションLC
マンションLC
雑排水管清掃は居住者の方達の居室にも入って実施する必要があります。
そのためマンションによっては、実施率が低く適正な管理ができていない原因の1つとなっています。
そこで、管理会社から提示された字ばかりの掲示書面ではなく、居住者の方達が少しでも関心をもってもらえそうな掲示書面を作成し、実施率を上げるためにた努めたことがこの改善ポイントです。
理事長
理事長
この2枚の書面を比べるとどちらを見てくれそうな書面かは一目瞭然ですね!
左の書面と比べて右の書面はイラストもあり、字数も少なく、字も大きくて見やすい。
雑排水管清掃の実施率の向上は理事会でも問題視しているので参考にしてみたいと思います。
また、雑排水管清掃だけでなく、消防点検も同日に実施した点も良い考えですね。
マンションLC
マンションLC
雑排水管清掃や消防点検は区分所有者で居住している方達は意識が高く実施率も比較的高いのですが、賃貸で居住している方達は意識が低く実施率も低下してしまいます。
そこで同じ居室に入って実施する消防点検も同日に実施すれば少しでも意識が高くなるのではとも考えました。
また、雑排水管清掃を個別で実施した場合の金額も業者に算出してもらい明記しました。
特に賃貸で住まわれている方は退居する時にもしも専有部の雑排水管に問題がある場合は回復費用が発生する可能性があるということも明記して注意と実施する意識を促しました。
理事長
理事長
なるほど!それは良い考えですね。
因みに雑排水管清掃の実施率はどのくらいだったのですか?
マンションLC
マンションLC
・全体の実施率:78.95%
・区分所有者で居住している戸数:89.29%
・賃貸で居住している戸数:72.92%
という結果でした。
目標は全体で70%以上の実施率が達成できれば上出来だと思っていたので予想以上の実施率が達成できました。
特に賃貸では10%~20%程度の実施率のマンションも多いと聞きますが、70%以上の実施率を実現できたというのは非常に高い成果がでたと思います!
理事長
理事長
それはすごい!
是非うちのマンションでも改善していきたいと思います。

ゴミの分別(ペットボトル)

マンションLC
マンションLC
これはペットボトルのキャップとラベルを分別して捨ててもらうよう促した掲示書面です。
ポイントは文字を読まなくても視覚だけで認識できるようイラストを取り入れて作成した点です。
管理人
管理人
これは見ただけで何を言っているのかがわかり良いですね!
ゴミの分別は管理人の仕事ではなく、原則的には分別作業してはいけないんです。
しかし、分別しないと回収業者が回収してくれないこともあるため困ってしまいます。
しっかりゴミの分別をして捨ててもらえるとありがたいです。
マンションLC
マンションLC
はい。その通りですね!
ゴミの分別、特にゴミ袋などを開けて分別することはプライバシーの侵害にも関わる問題に発展することもあるので、基本的には管理人の方が行ってはいけない作業ですね。
また、鋭利な物が入っていたり、ウィルス感染などの可能性もあり非常に危険です。
居住者の方達がしっかりとゴミを分別して捨ててもらうように掲示書面も工夫することが大切ですね。

総会出席票提出の催促

マンションLC
マンションLC
総会の出席票や議決権行使書などを提出してもらうことは、管理組合の活動において非常に大切なことです。
提出数が少ないと管理組合では何も決められずに適正な管理もすることができなくなりマンションの資産価値の低下にもつながります。
理事会ではそのようなことを避けるために少しでも気持ちが伝わるような書面をマンション内に掲示して、一人でも多くの区分所有者の居住者の方達に総会の出席票や議決権行使書を提出してもらうことが大切です。
居住者
居住者
なるほどね。
左の書面では、インパクトも無く特に感じることはあまりないですが、右の書面は議決権行使書の重要性や提出して欲しいっていう気持ちが伝わるし、出さなきゃって言う気にもなりますね。
マンションLC
マンションLC
どうもありがとうございます。
管理会社の担当者は多くのマンションを担当していて日々多くの業務を抱え、忙しくて会社内にある定型書面で対応することがほとんどです。
ですから、理事会側で掲示書面を読む側の立場に立ってどのような掲示物にすればより伝わるかを考えて書面を作成し、掲示することが必要ですね。

年末年始のゴミ出し案内

マンションLC
マンションLC
年末年始はゴミの回収日も通常と異なり日数も少なくなります。
また、大掃除や、年末年始に家で過ごすにあたり通常よりも多くのゴミがでることもありマンション内のゴミ庫があふれかえることも珍しくありません。
特に可燃ゴミの生ごみなどは悪臭やゴキブリ、ネズミなどの発生の原因ともなるため防止対策をすることが大切です。
管理人
管理人
毎年年始の仕事初めは、ゴミ庫内にゴミがあふれかえっていて重労働となるので、正直仕事したくないとも思ってしまいます。
ですから、このような書面で年末年始のゴミ庫へのゴミ搬出を抑制して頂けると非常にありがたいですね!
これで年始の仕事初めも気持ちよく働けそうです。
マンションLC
マンションLC
ゴミ庫にゴミがあふれかえると管理人の方の仕事の効率も悪くなり、業務時間内に通常の業務も終わらない可能性も高くなるので残業などをしなければならいない可能性もでてきて管理人の方に負荷がかかってしまいます。
また、ゴミ庫が汚れる原因にもなりますのでマンションにとって良いことは何もありません。
マンションの中には掲示書面でのお願いではなく、ゴミ庫を完全に締め切ってしまうようなところも多くあります。
掲示書面でのお願いに留めるのか、ゴミ庫を完全に締め切ってしまうのかは、マンションの居住者の方達の意識によりますのでマンションの状況に合わせて検討することが望ましいと思います。

居住者の暮らし改善

生活音の実態調査

マンションLC
マンションLC
マンション居住者間で最も多いトラブルであると言っても過言ではないのは、生活音に関するトラブルです。
生活音のトラブルはどこのマンションでも多かれ少なかれ必ずあります。
しかし、生活音というのは、同じ大きさの音であってもうるさく感じる方もいれば、全く気にならないという方もいて個人によって異なり、生活音を発している側に問題があるのか判断することは非常に難しいです。
また、管理組合側(理事会)が生活音トラブル当事者の居住者間に入って仲裁し判断することは不適格なことが多く慎重に行動する必要がでてきます。
そこで、理事会として実態を把握するために、マンション内全居住者を対象とした生活音の調査を行うためにアンケートを実施し、理事会側として実態を把握することは有益なことだと思います。
現在では、無償でWEBのアンケート調査アプリを利用することもできるのでお勧めです!
居住者
居住者
そうなんです。私も上階の方からの音が気になることがたまにあるのですが、逆に私の生活音で他の居住者の方に迷惑がかかっていないかと気になることがあります。
自分の出した生活音って他人にどう聞こえているのか、決して自分にはわからないので管理組合、理事会としてマンション内全体の実態を把握するよう努めていただき、必要があればマンション全体に注意喚起などしていただけるありがたいです!
マンションLC
マンションLC
そうですね。理事会としては生活音アンケートの結果を踏まえ、マンション居住者全員に対しての結果報告と実態にあわせたお願いなどを案内することが良いと思います。
また、万が一、明らかに特定の居住者の生活音により周囲の複数の居住者の方へ迷惑をかけていることが判断されるような場合には理事会でより深く議論をし、対応を検討していく必要がでてくるとは思います
居住者
居住者
そこまで理事会側で考えてくださると、安心してマンション暮らしができますね!

居住者・管理組合員への暮らし・管理アンケートの実施

マンションLC
マンションLC
マンションに住んでいる方たちの構成や属性などによっても異なりますが、マンション居住者の方や外部に居住している管理組合員へのマンションの生活や管理についてのアンケートを実施することも有益です。
アンケートの結果を受けて、より快適な暮らしや、的確なマンション管理につなげることもできるでしょう。
居住者
居住者
アンケートの実施は良いですね!
日頃に改善して欲しいことを感じていても、管理組合や建物管理会社に個人的に直接伝えることはクレーマーと思われないかなど不安に思うこともあり、正直少し抵抗があるんです。
しかし、このようなアンケートがあると全く抵抗なく意見を書けるのでありがたいです!
マンションLC
マンションLC
そうですね。賃貸での居住者、管理組合員の居住者、そして外部に居住する管理組合員の三者の意見を集約して理事会が中心となって的確な管理改善に取り組むことが、マンション管理には非常に大切なんです。

消火器設置場所の改善

マンションLC
マンションLC
発生しないことが一番ですが、災害や不注意などにより火事が発生してしまうことがあります。
マンションでもいつどこで発生するかわかりません。
そのような時に備えて一定以上のマンションでは共用廊下などに消火器など消火設備の設置が義務付けられています。
しかし、実際に火事が発生するとパニックとなる可能性もあり、消火器がどこに設置されているのか日頃からわかりやすくしておくことが大切です。
今回の改善は、共用廊下のどこに消火器が設置されているのかを少しでもわかりやすくするための改善の紹介です。
費用もほとんどかけずに実施できる改善なので、積極的にこのような改善をしていくことをお勧めします。
居住者
居住者
私ももし火事になったらパニックになってしまうと思います!
この写真のように消火器があることが文字ではなく、イラストなどの視覚でわかるとパニックになったとしても気付くのではないかと思いますので、良い改善ですね。

ITを活用した効果的な消防訓練の実施

マンションLC
マンションLC
賃貸で単身者が多く居住するようなマンションでは、リアルで消防訓練を実施しても居住者がほとんど参加しないことも多いです。
そのため、せっかく消防訓練を実施しても訓練効果が期待できない意味のないものとなってしまう可能性も高く、防災管理者の悩みの一つともなっていました。
しかし、昨今は新型コロナウィルスの影響もありITの普及も後押しされ、消防訓練でもVRなどITを活用した消防訓練も実施されるようになってきました。
下の書面は、私が統括防災管理者としてQRコードやURLにアクセスして消防訓練動画を視聴できるような個人ごとに実施可能な消防訓練を検討して実施した時の書面です。
管理会社担当
管理会社担当
なるほど!
このように個人ごとにいつでも実施できるような消防訓練であれば、リアルのように訓練日を決める必要もなく1か月間を消防訓練月間とすることもできますね。
このような訓練であれば、忙しい人でも実施してくれる可能性も高くなるような気がします。
実際に実施してみてどのくらいの居住者の方が実施してくれたのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
はい。一応この書面と一緒に実施したことを自己申告してもらう表も掲示して実施率がわかるようにしました。
自己申告のため、実際にしっかりとどこまで実施したのかは知り得ませんが、約半数の居住者の方が自己申告上は実施してくれました。
これは実施前に想像していた以上に実施してくれたので正直少し驚きました!
管理会社担当
管理会社担当
そうなんですね!
居住者の約半数の方達が実施してくれれば、かなり効果的な消防訓練と言えそうですね!?

エレベーター内での防災訓練動画の放映

マンションLC
マンションLC
最近ではマンションのエレベーター内に動画を放映する設備が設置されていることも多くなってきました。
そのような場合には、消火器の使用方法などの防災訓練動画を1カ月間など放映期間を決めて放映することも有益です。
防火管理者
防火管理者
私のマンションのエレベーター内にも動画が放映されています。
エレベーター内で動画が放映されると、半強制的に観ることにもなるので良いかもしれませんね!
防災訓練動画を放映する時にはどのような手順で実施すれば良いのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
放映実施に向けては下記の通り準備していきます。

①エレベーター会社などエレベーター内の動画放映設備の設置、保守会社に独自の動画を放映できるのか?できるのであれば放映するための方法を確認。

②放映可能な場合、放映動画を作成または入手する。
※ 消防庁のホームページなどに掲載されているYoutubeなどの動画であれば、消防庁に申請すれば動画のデータを入手することができます。

③放映動画データを入手後、①の会社に放映動画データを送り、問題なく放映できるのか確認する。

④問題なく動画が放映できることが確認できたら、動画放映時期を確定の上、①の会社との契約を締結して動画放映を実施する。

防火管理者
防火管理者
なるほど!
わかりやすく手順を教えていただきどうもありがとうございました。
さっそく次回の防災訓練に向けて動画放映できるか確認してみたいと思います!

総会・理事会運営の改善

出席票・議決権行使書などの収集

マンションLC
マンションLC
これは臨時総会の出席票・議決権行使書を提出してもらうために外部に居住している区分所有者の方向けに往復はがきを使って催促したものです。
外部に居住している区分所有者の方は残念ながら総会に無関心で議決権行使書さえ面倒くさがって提出してくれないことが非常に多いんです。
そのため管理会社の担当者が電話などで何度も何度も議決権行使書提出の催促をするのですが、それでも連絡がつかずに総会議案を可決するための賛成票が集まらないということも度々あり大きな悩みの1つともなっています。
そこで、どうにか面倒くさがりな外部の区分所有者の方でもなるべく手間をかけずに議決権行使書を提出できるように往復はがきへ議決権行使書を印刷して、理事長自らが手書きで文面を書いて送ることを実践しました。
管理会社担当
管理会社担当
え!?このように往復はがきを送って議決権行使書を催促をしているなんて今まで聞いたことがありません。
本当に私達管理会社の担当者にとって出席票や議決権行使書を提出してもらうよう催促することは非常に手間のかかかる大変な業務になっているんです。
しかも電話を何度もすると着信拒否されたり、すごく嫌がれたりもするんです。。。
それでこの往復はがきでの返信の成果はどれくらいだったんですか?
マンションLC
マンションLC
はい。
この時の往復はがきでの成果は4枚送って2枚返信がありました!確率でいうと50%ですね。
しかも、この往復はがきの返信があったおかげで、この時の臨時総会での特別決議の議案がギリギリ可決することができました。
あと1票でも賛成票が少なかったら否決されていたので、本当にドラマのような展開になりました!
そのマンションの管理会社の担当者も往復はがきでの催促なんて過去にも事例がなく、私が言い出した時には効果を疑問視していました。
しかし、実際に返信があり結果的にはその票が決め手となり議案の可決につながったので驚いて感心していました。
管理会社担当
管理会社担当
す、すごい!
往復はがきでの催促で提出してもらえる確率が上がるのであれば有益ですし、私達が電話で催促することで嫌がられることもなくなるので精神的にも楽になります。
ただ、理事長自らの手書きというのは理事長にとってはかなりの負担になるので管理会社で手書きして送付するなどの検討が必要ですね。

居住者からの意見書の設置

マンションLC
マンションLC
こちらは、マンション内の居住者の方達からの声によりマンション管理の維持改善が図られやすくなるように掲示板へ意見書の雛形を設置したものです。
このような意見書を設置するマンションは度々見かけますが、設置していないマンションがまだまだ多いので設置を検討することをお勧めします。
居住者
居住者
このような意見書がないとマンション内で何か困ったことなどがあった時には、わざわざ管理会社へ電話する必要があったのでありがたいですね!
あとは、あがった意見をしっかりと検討してマンション内に反映されると嬉しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
居住者からあがった意見を全て反映することは難しいですが、管理組合の理事会でしっかりと検討してマンションの改善に役立てることはもちろんのことですが、意見をくれた方に回答することも重要です。
また、この居住者の方達からの意見書は、理事になったことが初めての人ばかりで構成される理事会などでは、何を理事会で検討したら良いのかよくわからない場合にも検討する議題にもなるのでお勧めです。

組合員向け管理改善プレゼンの実施

マンションLC
マンションLC
この資料は管理組合員に向けた理事会の活動方針についてのプレゼン資料です。
このようなプレゼンは居住者に区分所有者が多く、定期総会などにも多くの組合員が積極的に参加するようなマンションでは理事会の活動をあらかじめ伝えることで各組合員の方からの協力も得やすくなり、理事会としても活動しやすくなると思うのでお勧めです。
理事
理事
これはすごいですね!
しかし、ここまでの資料をマンション管理についてあまり知識のない理事メンバーで作成するのはかなり大変ですよね。
そのような理事メンバーの場合はどうすれば良いのですか?
マンションLC
マンションLC
良いご質問ですね。
確かにおっしゃる通りマンション管理は複雑で高度な専門知識が必要な場面も多いので経験も知識の無い一般の方では対応が難しいと思います。
そのような場合は委託している管理会社の担当者に協力してもらいながら改善計画を立ててプレゼン資料を作るのが良いでしょう。
但し、管理会社への管理委託費用の削減を伴って改善ともなると管理会社の懐が痛む改善なので、管理会社の担当者は前向きには協力してくれないと思われるので注意が必要です。
理事
理事
なるほど!
どうもありがとうございました。

ITを活用した理事会の実施

マンションLC
マンションLC
昨今の新型コロナウィルスの拡大によりマンション管理組合の理事会においても、感染拡大防止の観点から、これまで対面で行なわれていた理事会を中止にするなど、しばらく理事会が開催できないようなところも見受けられてきました。
しかし、それと同時にITを活用したオンライン会議システムは世界中に拡大し、現在では当たり前のように会社などでも利用されています。
このオンライン会議システムは、新型コロナウィルスの感染防止の観点からはもちろんのこと、マンション管理組合の理事会においては、マンションに居住していない外部の管理組合の役員でも遠方から理事会への参加が容易など非常に有益です。
ぜひあなたのマンション管理組合の理事会でも積極的に実施することをお勧めします!
理事
理事
オンライン会議システムを活用した理事会良さそうですね!
私の管理組合の理事会はコロナ禍以来は開催回数も減り、参加者も少なくなってきていて悩みの種だったんです。
さっそく理事会でオンライン会議システムの理事会開催を提案してみます!
ところで、理事会をオンライン会議システムで開催することは、管理規約の変更などは必要ないのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
良いご質問ですね!
オンライン会議システムを活用した理事会を開催することは、管理規約を変更していなくても可能です。
しかし、管理組合全体の意識を共有するためにも2021年に改正された標準管理規約を参考とした管理規約に変更することが望ましいですね。
理事
理事
ありがとうございます!
管理規約を変更していなくてもオンライン会議システムでの理事会の開催は可能なのですね。
今後に管理規約の変更を検討していくこととして、まずはオンライン会議システムでの理事会を開催していこうと思います!
マンションLC
マンションLC
そうですね。それが良いと思います。
管理規約の変更には管理組合の総会において、総組合員数および総議決権数の4分の3以上の賛成を必要とする特別決議が必要なので少し苦労するかもしれません。
総会前に管理規約の変更ができるようにしっかりと準備して総会に臨むことが大切ですね。
理事
理事
はい!わかりました。
ありがとうございます!

管理規約改定・使用細則制定など

駐車場の外部貸出し可能とする規約改定

マンションLC
マンションLC
この改善は、管理規約上でマンション敷地内にある駐車場の貸出しがマンション居住者に限定されているものをマンション居住者以外の外部の人にも貸出しできるように管理規約を改定する議案を総会で上程し可決したものです。
昨今では自動車保有率が低下によりマンション敷地内の駐車場に空き区画が増え、管理費や修繕積立金の収益が減ってしまうことが問題になっています。
その収益を改善するために、外部の人へも駐車場を貸出して収益を確保することを目的としたものです。
外部オーナー
外部オーナー
私のような外部の区分所有者で所有する部屋を賃貸している者にとっても、管理費や修繕積立金の収益確保は重要ですね。
是非積極的にそういった収益確保の手段があるのならどんどん実施して欲しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
但し、外部の人がマンションの敷地内に入ることに抵抗を感じる居住者の方達もいますので、メリットデメリットをよく説明して総会での決議を取ることが必要です。
特にこの管理規約の改定は特別決議といって総組合員数および総議決権数の4分の3以上の賛成が必要となり、非常に可決が難しい変更ともなります。
また、外部の人へ駐車場を貸出したことにより得た収入は、基本的には事業収益にあたるため税金を納める必要もでてくるので注意が必要です。
外部オーナー
外部オーナー
なるほど。
収益が確保するからどんどん実施すれば良いという単純な話でもないんですね。
勉強になりました。
どうもありがとうございました。

役員報酬の使用細則制定

マンションLC
マンションLC
役員の担い手不足は、昨今の日本国内のマンション管理組合において非常に大きな問題の1つとなっています。
役員報酬はその役員の担い手不足の解消と理事会活動を積極的にするための1つの手段です。
また、管理組合の管理費より役員報酬を支給できることは国土交通省より公表されている標準管理規約の第37条2項にも規定されているため多くの管理組合の管理規約でも同様に規定されていると思われます。
今回のこの改善はその規約に基づき具体的な役員報酬の支給金額、条件、支給時期などを使用細則に制定して役員報酬を本格的に実施したものです。
理事長
理事長
確かに、居住者の高齢化も拍車をかけて私のマンションでも役員の担い手不足は大きな問題になってますね。
しかも、役員に対して批判や厳しい意見だけを言うような組合員もいるので、報酬も支給されないボランティア性の高い役員会活動では役員のモチベーションも低下して消極的な理事会活動にもなってしまい悪循環になってしまって。。。
しかし、役員報酬の支給実施ともなるとまた組合員の中に反対意見、批判をいう人がでることも想定されるのでどうしたものかと迷ってしまいます。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
残念ながら役員報酬に関わらず組合員の中には総会の議案に関して反対意見や批判をおっしゃる方もいらっしゃいます。
ただ、一人一人異なった考えを持っているのは当然のことで、マンションなどの集合住宅では全員の意見が一致するようなことは少ないと考えた方が良いですね。
そのために、議案によって可決するための必要賛成数も異なってきますので。
役員報酬の使用細則の制定は総会の出席組合員の過半数の賛成で決まる普通決議となり、それほど可決の難しい議案ではないので是非検討してみて下さい。
また、今回制定した使用細則は、役員になれば必ず役員報酬が支給されるというものではなく、理事会や総会に出席することで支給される活動実績に応じた支給となっている点もポイントとなりますので参考にしてみて下さい。

防火管理者の使用細則制定

マンションLC
マンションLC
収容人員が50人以上のマンションでは防火管理者の選任が必要となります。
しかし、マンションの中には防火管理者の担い手が見つからずに未選任のままというマンションも度々見かけます。
今回の改善は、防火管理者の資格を取得する際の講習費用や日当の支給を使用細則で制定することにより。防火管理者の未選任状態や、新しい担い手がいなく何年も同じ人が選任されてしまっているような状況を解消することを目的とした改善です。
区分所有者
区分所有者
なるほど!
講習費用に加えて、日当も支給してもらえると防火管理者の資格を取得しようという気にもなりやすいですね。
しかも、防火管理者の資格は国家資格でもありますし、マンション以外でも将来に役立つ資格になる可能性もありますよね!
マンションLC
マンションLC
そうですね。
防火管理者の資格は何よりも火災などから命を守るための知識を身につける講習を受けるので、仕事で必要が無くとも誰にとっても有益なことです。
私は極端な話、マンション居住者全員が防火管理者講習を受講して資格を取得することが理想だとも思っているぐらいです。
是非このような使用細則の制定を検討して、いざという時のマンションの安全に努めてみて下さい。

管理規約のアップデート

マンションLC
マンションLC
この改善は、国土交通省から不定期で数年ごとに標準管理規約が改正されるに伴い、その標準管理規約を参考にして最新の管理規約にアップデートするための改善です。
これは、時代の経過とともにそれまでの規約では時代にそぐわない内容となってしまうために、時代に合った適正な規約内容に改正して適正な管理体制にする目的で行います。
近年では、昨今のコロナ禍の背景を受けて2021年6月22日にWEB総会やWEB会議、電磁的方法、押印の廃止などの内容が盛り込まれた標準管理規約に改正されました。
管理会社担当
管理会社担当
ほー!これは素晴らしいですね!
管理規約自体が存在していないような管理組合も中にはありますが、数年ごとに管理規約の見直しとなるとまだまだ実施できていない管理組合も多いですからね。
管理規約の全面改訂ともなると管理会社としても規約の改訂案を作成するのにも非常に労力がかかる作業ともなるので、積極的な改訂提案には後ろ向きな管理会社の担当者もいるので理事会発信で実施していくことは実はすごく大切なんですよね。
マンションLC
マンションLC
おっしゃる通りですね。
管理規約の定期的な改訂、改正は管理会社主導というよりも管理組合、理事会側がしっかりと改訂、改正すべきという意識をもって管理会社の担当者と連携して積極的に取り組むことが何よりも大切です。
また、管理会社の担当者の労力がかかる1つの理由としては、管理規約の改訂などに関する議案は総会での総組合員数及び議決権数の4分の3以上の賛成が必要な特別決議となります。
そのため管理会社の担当者は、組合員に対して総会の出席票や議決権行使書などの収集を積極的に実施しなければならなくなることが挙げられるでしょうね。
管理会社担当
管理会社担当
これまたよくご存知。おっしゃる通りです!
管理会社の担当者は総会の開催が決まり総会資料を送付した後には、日々出席票や議決権行使書の未提出な組合員の方に提出を催促するために電話などをします。
しかし、この催促をするにあたり着信拒否をされたり、嫌がられたり、時には怒鳴られたりと大変なんですよね。
まあこれも仕事なので割り切ってやるのですが、時には落ち込むこともありますね。
そのような中で管理組合、理事会側が意識をもって管理会社の担当者と連携しながら積極的に取り組んで頂けるとありがたいですし、担当者もモチベーションを保って取り組んでいけるとも思います!

費用削減

管理費の削減①(管理会社変更による削減)

マンションLC
マンションLC
この主な改善ポイントは、管理会社変更を前提にした管理体制の改善をして管理費の削減も管理スキルの向上も実現した点です
区分所有者
区分所有者
え!?こんなに管理費の削減ができたんですか!?
なぜですか??
マンションLC
マンションLC
はい!
この改善では、管理会社を変更して管理人の勤務体制を見直したことが大幅な管理費の削減につながりました。
管理人の勤務体制は、私が多くのマンションで管理人を自ら経験していたため、マンションごとに見合った管理人の的確な勤務体制を判断することができました。
区分所有者
区分所有者
そうなんですね!
管理人の適正な勤務体制など居住者には全く想像つかないので、単に長く居てくれれば良いのではと考えてしまいがちです。
でも、管理人の勤務時間が短くなったことで反対意見やその後の管理状況、清掃状況が悪化したなどはなかったのですか?
マンションLC
マンションLC
おっしゃる通り、管理人の勤務体制を短くすることを決めた時には少なからず反対する方達もいました。
しかし、変更案が総会で可決して、実際に管理人の勤務時間は改善により短時間となったのですが、管理会社を変更したことにより管理会社のスキルがあがりました。
そして、管理会社を変更して数カ月後に居住者アンケートを実施したのですが、「以前よりマンション内が綺麗になった」「管理人の方の掃除をしている姿を以前より見ることが多くなった」など、好印象の意見ばかりで、居住者の満足度も向上しました。
区分所有者
区分所有者
それはすごいですね!
管理状況も改善して、管理費も大幅に削減を実現したということであればいう事ないですね!
ただ、こんな管理会社の変更を前提とした改善実施は、経験も知識もない理事メンバーでの実施は難しいですね。
マンションLC
マンションLC
そうですね。
管理会社の変更が前提ともなると、それまでの管理会社の担当者に知られることなく水面下で動く必要もあります。
そのため、ある程度経験や知識のある理事の方がいないと難しいかもしれません。
但し、理事メンバーの中に管理会社の変更に対して意識の高い理事の方がいらっしゃれば、他の管理会社に現在の管理会社を変更したいという相談をすれば協力してもらえるので、その担当者と事を進めてはいけると思います。
または、私のように管理会社とは関係の無い第三者のマンション管理の専門家に相談するのも有益です。
本格的な管理会社変更のための支援を依頼するとなると、総会で予算を取り総会で承認されて依頼することとなりますが、市区町村などでマンション管理士などへの無料相談などを実施している場合などもありますのでそのようなサービスを利用するのも1つの手だとも思います。
区分所有者
区分所有者
なるほど!
参考になりました。
どうもありがとうございました!

管理費の削減②(管理会社を変更せずに削減)

マンションLC
マンションLC
この管理費削減の改善ポイントは、管理会社を変更せずに管理会社への管理委託費用はじめ、管理費全体を大幅に削減した点です。
これは、管理会社への値下げ交渉及びそれまで管理会社経由で契約していたエレベーターや機械式駐車場の保守契約などを管理組合との直接契約に変更したり、保守会社を変更することにより大きく費用を削減することができました。
また、自動ドアの保守契約など過剰と思われる保守契約は解約するなどの見直しも実施し、管理会社を変更することなく全体で年間100万円以上もの大幅な管理費削減に至りました。
区分所有者
区分所有者
え~~!!?管理会社を変更することなく年間100万以上の削減なんてあり得るんですか!?
このマンションでは特別高い管理委託費用を管理会社へ支払っていたということでしょうか?
マンションLC
マンションLC
ちょっと違うんです。
このマンションが他のマンションと比べて特別高い管理委託費用を支払っていたという訳ではないんです。
残念ながら管理会社へ委託する費用をはじめ、エレベーターや自動ドア、機械式駐車場の保守費用がどれくらいが適正価格なのか?保守契約は必要か不要か?などということはマンション管理について知識のある人や管理改善によほど積極的で色々と調査しない人で無い限りはよくわかりません。
そのため事業として管理の委託を受けて業務を遂行している管理会社としては管理は管理会社任せにし、積極的に管理に取り組まない無関心なマンションの管理組合からは少し高めの管理委託費用を設定していたり、それほど必要ではないと思われる保守契約でも締結を提案するなどして管理会社自身の収益確保をしていくというのが現実で、そのようなマンションが日本国内に非常に多く存在すると思われます。
そのため、このマンションが特別高額な管理委託費用を支払っていたという訳ではなかったのです。
区分所有者
区分所有者
そうなんですね!?
この数字を見るとマンション管理は管理会社任せにせず管理組合として積極的に取り組まないといけないと強く感じました!

インターホン更新費用の削減

マンションLC
マンションLC
このマンションでは、20年以上インターホン設備機器の更新をしなかった為に、インターホンが急に故障してしまい、また古い機器だったためにメーカー側の部品も既になく修理不可能という状況に陥ってしまいました。
インターホンの故障は居住者の方の暮らしの維持には欠かせないもので、特に自分の所有する部屋を賃貸しているオーナーにとっては、使用できない期間が継続すると賃料を減額されかねないような事象となります。
そのような理由もあり管理組合、理事会側では早急な対応を迫られることとなってしまったのです。
そこで、管理を委託している管理会社と理事会側で独自に探した業者とでインターホン設備機器更新のための相見積もりをしたのですが、同じ機器構成でも大きな金額差がつきました。
外部オーナー
外部オーナー
なるほど。
これは興味深い。
同じ機器構成であって価格が1.4倍以上の85万円もの差がつくというのは到底私としても容認できない数字ですね。
なぜこれほど差がついたのですかね。
工事内容に差があるとか?
マンションLC
マンションLC
そうですね。
同じ機器構成でありながらこれだけの金額差がでるのは正直私も驚きでした。
ご質問の工事内容の差という点は既存のインターホンの配線を流用する前提の工事でしたのでほとんど差はないと考えて良いかと思います。
ここまで金額差がつたのは、管理を委託している管理会社経由での工事見積りだったため、管理会社の利益がかなり見積金額に含まれていると考えて間違いないでしょう。
もう一方は管理組合側から直接インターホン工事業者へ見積り依頼したものだったため、中間マージンが全く入っていないものでした。
外部オーナー
外部オーナー
そうですか。
これを見ると管理会社任せにするのは非常に危険ですね。
外部の区分所有者と言えども管理活動、理事会活動に無関心では将来的に安定した家賃収入を得ることも難しくなりますね。
これから理事などの役員の就任も考えて積極的に管理活動をしていきたいと思います。
ありがとうございました。
マンションLC
マンションLC
是非、理事に就任して積極的に理事会活動に励んで下さい!
また、マンションの管理は非常に複雑で専門知識が多く必要となることもあるので、お一人で考えずに通常は管理を委託している管理会社の担当者に相談することが大切です。
但し、管理委託費用や今回のインターホンの見積りなどは委託している管理会社とは異なるマンション管理の専門家に相談してみることもお勧めです。

SDGs/カーボンニュートラルなど環境問題を意識した取り組み

共用部の動力系設備(エレーベーターなど)の節電

マンションLC
マンションLC
マンションには、共用動力設備(エレーベーター、給水ポンプ、機械式駐車場など)が設置されていることも多くあります。
これらの設備の電気代は電子ブレーカーと呼ばれるブレーカーを導入することにより節電し、電気代の削減を実現できる可能性があります。
ぜひ導入を検討してみることをお勧めします
理事長
理事長
なるほど!
昨今は世界中でSDGsやカーボンニュートラルをはじめ環境を意識した取り組みが行われていて、マンションの管理組合としてもそのような取り組みを意識した活動は大切ですね。
しかも、最近の電気代は値上げ続きでどうにか削減できないものかと考えていたのでぜひ私のマンションでも検討していきたいです!
実際にどのくらいの電気代が削減できるのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
電気代の削減効果はマンションによって異なります。
そのため電気代削減効果を算出するためには、電子ブレーカー販売業者に依頼して調査を実施してもらいましょう。
その結果、導入費用よりも電気代削減効果が大きければ本格的に導入を検討してみることがお勧めです。
理事長
理事長
ありがとうございました!
さっそく電子ブレーカー販売業者に依頼してみたいと思います。

共用部照明のLED化による節電

マンションLC
マンションLC
マンションの共用部の各所には、様々な照明が設置されています。
昨今の照明器具では一般的になった消費電力が低く、耐用年数も長いLED照明ですが、数十年前に建築されたマンションであると共用部の照明がLED化されていないところも多くあります。
既存照明をLED照明にすることは節電効果が期待でき、環境に配慮した取り組みと電気代の削減にもつながる管理組合にとって積極的にぜひ取り組みたい改善の1つです。
区分所有者
区分所有者
最近の街中ではLED照明はあたり前ですよね。
私の居住しているマンションは建築されてからまだ数年しか経過していないので、共用部の照明は当然全てLED照明だと思っていたのですが、あまり気にしていませんでした。
ただ、万が一LED照明ではないことも考えられるため確認してみようと思います!
マンションLC
マンションLC
そうですね。
築浅のマンションであっても部分的にLED照明となっていない設置箇所があるようなことも実際にあります!
ぜひチェックしてみて、LED照明でない場合はLED化を検討してみてはいかがでしょうか。
ただし、特殊な照明器具などでLED照明にすると美観が損なわれる可能性があるような時は、慎重に検討することも忘れないで下さい!
区分所有者
区分所有者
なるほど。そういうことも考えられるのですね!
LED照明に変更する場合は、居住者や管理組合員の方達のご意見も聴いて検討したいと思います!

EV充電設備の導入

マンションLC
マンションLC
駐車場があるマンションにおいて、取り組みたいことの一つとしてEV充電設備の導入があります。
日本国内では、まだまだEV車の普及は遅れており、日本政府もカーボンニュートラルとしての取り組みとして積極的にEV車普及のためにEV充電設備の設置を推進しています。
そのため、国や地方公共団体などEV充電設備の設置をする際には補助金が利用できるなどの施策も多く打ちだしています。
管理組合としても積極的にそのような補助金制度を利用してEV充電設備の導入を検討していきたいものです。
それによって、マンション管理組合としてもカーボンニュートラルを意識した取り組みをしていることが対外的にもPRできますし、居住者の利便性の向上や資産価値の向上も図れていくのではないでしょうか。
理事
理事
私のマンションにも複数の駐車場区画があります。
EV車はまだ日本国内では普及していないと感じていたので、EV充電設備の導入はまだまだ先だと考えていました。
しかし、補助金はいつまで出るのかわからないですし、利用できる時に活用して導入することは検討すべきだと感じました。
ただ、マンションの駐車場でEV充電設備を使用すると共用部の電気を利用するため、その電気代の徴収はどうするかなど、運用面の課題もでてきますね
マンションLC
マンションLC
はい、良いところに気が付きましたね!
マンション共用部で使用される電気代をどのように徴収するかなど、運用面を決めるのはマンション管理組合にとって大変だと思います。
そのような課題を解決する一つとして、EV充電設備を利用する際のアプリケーション側で使用した電気代分も徴収し、後日管理組合に返金されるなどマンション管理組合の運用までを考慮したEV充電設備の設置会社もあるんです!
そのような会社を利用することは、マンション管理組合にとってはお勧めです。
ちなみに、EV充電設備も管理組合として所有するのではなく、EV充電設備を設置する会社の所有物としてマンションの駐車場に設置し、保守、補修まで全て管理組合側の費用の負担もなしに実施してくれるようなところもあります。
理事
理事
それはすごい!
マンションの管理組合のように理事が定期的に変わるような組織では、管理組合側の手間がかからずにEV充電設備の管理ができることはとても有益ですね。
早速私のマンションでもEV充電設備の導入に向けて検討していきたいと思います!

その他マンションの資産価値の維持・向上を図る取り組み

マンション管理評価制度の活用

マンションLC
マンションLC
2022年4月より日本国内では2種類の新しいマンション管理の評価制度がスタートしました。
1つはマンション管理業協会が運営元となる
マンション管理適正評価制度

もう1つは地方公共団体が運営元となる
管理計画認定制度

この2つの制度は審査内容には違いもありますが、いづれもマンションの管理項目について審査をして評価するものです。
そして、その評価結果を公表することで、そのマンションの管理状態の目安と考えてもらうことができます。
制度の概要につきましては下表を参照して下さい。

理事長
理事長
このような評価制度が始まったのですね。
この管理評価制度の評価審査を行い、高評価を獲得して結果を公表することで、売却時の売却価格のUPなどの資産価値向上につながることは何となく想像つきました。
しかし、マンションにずっと住み続けて行こうと思う居住者(区分所有者)にとっては売却価格がUPしたところで全くメリットがないと思います。
そのような居住者の方たちばかりのマンションでもこの評価制度を利用することで何かメリットはあるのでしょうか。
マンションLC
マンションLC
はい。良いご質問ですね!
この管理評価の審査項目は、日頃から管理しておくことが適正だとされている管理項目が複数審査対象となっています。
そのため、もし不備となるような管理項目があったとすれば、将来的にそのマンションで快適な暮らしをしていくための支障となっていくとも判断できます。
それらの問題をいち早く発見し、改善することで将来的にも居住者全員の快適な暮らしを維持・向上していける可能性が高まりまると言えるでしょう。

また、これは私も実際に自身が理事長を務めるマンションでマンション管理適正評価制度を審査した結果、肌で感じたことがありました。
それは、審査結果を受けてマンションの建物管理を委託する建物管理会社の善し悪しも反映するということです。
審査結果の評価が悪い場合には、日頃の建物管理会社の委託業務のずさんさも明るみになることがわかりました。
それがわかると、建物管理会社への改善要求や、改善の見込みがない場合には、建物管理会社を他社へ変更するなどの対応も決断しやすくなるのではないかと思います。

そのように考えると、賃貸で居住している方達も含めたマンション居住者全員にとってメリットのあることと言えるのではないでしょうか。

理事長
理事長
なるほど!
そのように考えると確かにマンション居住者全員にメリットがありますね!
因みにこの評価制度を取得することによって国などからの優遇措置みたいなものはないのでしょうか?
マンションLC
マンションLC
おっと!これまた良いご質問ですね!
地方公共団体が運営元となるマンション管理計画認定制度においては認可を取得すると既に管理組合にとってメリットのある住宅金融支援機構のマンション共用部リフォーム融資の金利の引き下げや、2023年からは、マンションすまい・る債の利率の上乗せの措置が講じられることが決まっているようです!
しかし、残念ながらマンション管理業協会の管理適正評価制度には高評価を獲得しても現在では特にそのような優遇措置があるわけではありません。
理事長
理事長
そうなのですね!
それであると、マンション管理適正評価制度よりもマンション管理計画認定制度を優先して評価実施した方が良いですね!
マンションLC
マンションLC
先ほどお伝えしたメリットだけを考慮するとそうなりますね。
しかし、マンション管理計画認定制度は2022年4月からスタートはしたものの、実際には各地方公共団体ごとにマンション管理計画制度を実施するためのマンション管理適正化推進計画というものを策定しなくては実施できないんです。
因みに2022年12月現在、東京23区でマンション管理適正化推進計画を策定し、マンション管理計画認定制度をスタートしているのは、板橋区と台東区の2つの区だけです。
まだまだこれからの評価制度と言えますね。

一方、マンション管理適正評価制度はどのマンションでも管理組合の総会で評価制度を実施することが承認されれば、今すぐにでも評価審査することができます。
2つの評価制度は評価項目など異なる部分も複数でてきます。
私としては、まずは今すぐに実施可能なマンション管理適正評価制度を実施していくことをお勧めします。
そして、マンション管理計画認定制度も利用できることになった暁には、併せて利用することでより的確なマンション管理を実践でき、マンション資産価値の維持・向上も図られていくのではないかと思っています。

理事長
理事長
よく理解できました。ありがとうございました!
さっそく、次回の理事会でマンション管理適正評価制度について議論してみようと思います!