マンション管理組合と建物管理会社が良好な関係を築くために大切なこと

投資用であっても、居住用であっても、区分所有マンション、いわゆる分譲マンションを購入すると、区分所有者は当然に管理組合の一員となります。

そして、多くのマンションでは、建物や共用部分の管理を建物管理会社に委託しています。

そのため、管理組合と建物管理会社との関係は、マンションの管理状態を左右する非常に重要な関係です。

特に、理事長や理事など管理組合の役員に就任すると、建物管理会社の担当者とやり取りをする機会は一気に増えていきます。

本記事では、マンション管理組合が建物管理会社とどのように付き合っていくべきか、そして良好な関係を築くために大切な考え方について解説します。

マンションの管理会社は大きく2種類ある

マンションの管理会社は、一般的に大きく2種類に分けられます。

1つ目は、マンションの部屋を賃貸に出す際に、貸主であるオーナーと契約し、入居者募集、賃料の集金・送金、入居者対応、室内設備のトラブル対応などを行う「賃貸管理会社」です。

2つ目は、マンションの建物や共用部分、エレベーターなどの共用設備の点検・修繕、日常清掃、定期清掃、管理組合運営の補助などを、管理組合から委託されて行う「建物管理会社」です。

どちらもマンション管理において大切な存在ですが、役割は大きく異なります。

賃貸管理会社は、主に部屋を貸しているオーナーにとって重要な管理会社です。一方で、自身が居住するためにマンションを購入した人にとっては、通常、直接関係する機会は多くありません。

これに対して、建物管理会社は、マンションに賃貸で住んでいる人、所有して居住している人、部屋を貸している外部区分所有者のいずれにとっても重要な存在です。

特に、マンションを購入した区分所有者は、当然に管理組合の一員となるため、建物管理会社との関係は避けて通れません。

理事長や理事などの役員に就任すれば、建物管理会社の担当者と定期的に連絡を取り合い、管理運営に関する協議や確認を行うことになります。

それだけに、建物管理会社との関係は非常に重要です。建物管理会社との付き合い方次第で、マンション全体の管理状態が大きく変わると言っても過言ではありません。

建物管理会社の主な役割

建物管理会社は、管理組合との管理委託契約に基づき、契約で定められた範囲の業務を行います。

一般的に委託される主な業務としては、次のようなものがあります。

• 管理組合運営の補助
• 総会・理事会支援
• 会計・出納業務
• 管理員による受付・点検・日常清掃業務
• 定期清掃業務
• 消防設備点検、エレベーター点検などの設備保守点検業務
• 共用部分の修繕・工事に関する提案や調整

建物管理会社は、マンション管理において非常に重要な役割を担っています。

また、実際の現場では、契約で定められた業務だけでなく、居住者や理事、近隣住民などからの相談、要望、苦情対応なども日々発生します。

建物管理会社の担当者、いわゆるフロント担当者は、複数のマンションを担当しながら、さまざまな課題に対応しています。

その意味では、建物管理会社は管理組合にとって大切なパートナーであり、適切な管理運営を行うためには、良好な関係を築くことがとても重要です。

建物管理会社と良好な関係を築けていない管理組合の特徴

マンション全体の適切な管理を維持するためには、建物管理会社と良好な関係を築くことが大切です。

しかし、実際には、建物管理会社との関係がうまくいっておらず、適切な管理ができていないマンションも少なくありません。

その要因として、次のようなものが挙げられます。

• 理事など役員の担い手が少なく、1年から2年ごとの輪番制で仕方なく役員になっている
• 総会に出席せず、議決権行使書や委任状も提出しないなど、管理組合運営に無関心な組合員が多い
• 外部に居住する区分所有者が多く、管理運営が他人任せになっている

これらに共通しているのは、「マンションの管理はきちんとしてほしい」と思っていながらも、自分自身が積極的に関わらなくても、誰かが何とかしてくれるだろうと考えてしまっている点です。

そして、その「誰か」として大きな割合を占めているのが、管理組合から管理を委託されている建物管理会社です。

確かに、マンション管理には専門的な知識が必要です。

専門的な知識や経験がない一般の組合員にとって、何が正しく、何が問題なのかを判断することは簡単ではありません。

そのため、建物管理会社に頼りたくなる気持ちはよく分かります。

しかし、何でも建物管理会社に任せてしまう、あるいは建物管理会社の言いなりになってしまう状態は、決して望ましいとは言えません。

管理組合が主体性を失ってしまうと、マンションにとって不利益な判断につながる可能性もあります。

「管理会社任せ」にしすぎないことが大切

建物管理会社との良好な関係とは、何でもお願いすれば対応してくれる関係のことではありません。

管理組合が本来取り組むべきことまで、すべて建物管理会社に丸投げしてしまう状態は、良好な関係とは言えません。

理事以外の組合員だけでなく、理事の中にも、マンション内で何か問題が発生すると、「管理委託費を支払っているのだから管理会社が対応すべきだ」と考え、契約範囲外の事項であっても、建物管理会社の担当者に強く対応を求める人がいます。

しかし、マンション管理の主体は、あくまでも管理組合です。

建物管理会社は、管理組合から委託を受け、契約で定められた業務を行う立場です。

もちろん、建物管理会社には、管理委託契約で定められた業務を適切に履行してもらう必要があります。

一方で、契約範囲外の問題が発生した場合には、理事会など管理組合側が主体となって対応方針を検討し、建物管理会社の担当者に相談しながら、助言を受け、連携して対応していく姿勢が大切です。

建物管理会社は管理組合の代わりにすべてを決める存在ではありません。

管理組合が主体となり、建物管理会社はその管理運営を支えるパートナーである。

この関係性を意識することが、良好な関係づくりの第一歩です。

反対に「管理会社の言いなり」になることも避ける

一方で、何でも建物管理会社の言いなりになってしまうことも避けなければなりません。

建物管理会社は、管理組合と管理委託契約を締結し、毎月、管理組合から管理委託費を受け取って事業として業務を行っています。

そのため、建物管理会社から、建物や設備の補修、修繕、交換工事、管理委託費の値上げなどの提案が行われることもあります。

もちろん、これらの提案のすべてが不要であるとか、悪いということではありません。

建物や設備の維持管理のために、必要な修繕や更新工事は当然あります。

また、人件費や物価の上昇などにより、管理委託費の見直しが必要となる場合もあります。

しかし、中には、管理委託契約で定められた基本的な業務が十分に履行されていないにもかかわらず、高額な工事提案や管理委託費の値上げだけは積極的に行われるようなケースもあります。

そのような場合、管理組合は建物管理会社からの提案をそのまま受け入れるのではなく、理事会でしっかり協議し、必要に応じて相見積もりを取得し、総会で適切に判断することが重要です。

管理会社任せにしすぎない。

しかし、管理会社を敵視するのでもない。

建物管理会社の提案を冷静に確認し、必要なものは採用し、不要または不十分なものは見直しを求める。

このような関係こそが、管理組合と建物管理会社の健全な関係だと考えます。

外部専門家を活用するという選択肢

とはいえ、マンション管理に関する専門知識を持った理事がいる管理組合ばかりではありません。

むしろ、現実には、専門知識や理事経験のない人たちだけで理事会が構成されることの方が多いでしょう。

そのような理事会だけで、建物管理会社の提案内容を適切に判断したり、契約内容の妥当性を確認したり、修繕工事の必要性を見極めたりすることは簡単ではありません。

そこでおすすめしたいのが、建物管理会社とは異なる第三者の専門家を活用することです。

具体的には、マンション管理士など、マンション管理に関する専門的知識を持つ外部専門家の活用です。

国土交通省が作成している標準管理規約にも、管理組合が管理費を使用して、マンション管理士その他マンション管理に関する専門的知識を有する者を活用できることが定められています。

つまり、外部専門家の活用は、管理組合にとって特別なことではなく、管理運営をより適切に行うための選択肢の一つです。

しかし、建物管理会社の担当者が、この外部専門家の活用を積極的に理事会へ提案してくれるケースは、現時点ではそれほど多くないように感じます。

特に、管理組合側のチェックが十分でない状態の方が都合のよい建物管理会社にとっては、第三者の専門家が関与することは、これまでの業務内容や提案内容を見直される可能性があるため、歓迎されない場合もあります。

一方で、誠実に業務を行っている建物管理会社にとっては、外部専門家の関与が必ずしもマイナスになるとは限りません。

管理組合側が建物管理会社に過度な要求をしている場合には、マンション管理士などの外部専門家が間に入り、管理組合側に対して適切な考え方を助言することもあります。

その結果、建物管理会社にとっても業務が進めやすくなり、管理組合との関係改善につながる可能性があります。

外部専門家は、建物管理会社を一方的に批判するための存在ではありません。

管理組合と建物管理会社の間に立ち、双方にとって適切な関係を築くための助言を行う存在です。

建物管理会社とのおすすめの付き合い方

建物管理会社とのおすすめの付き合い方は、次の3つに整理できます。

1つ目は、管理組合が主体性を持つことです。

マンション管理の主体は、あくまでも管理組合です。建物管理会社に任せきりにするのではなく、理事会で協議し、総会で決議し、管理組合として意思決定を行うことが大切です。

2つ目は、建物管理会社をパートナーとして尊重することです。

建物管理会社の担当者は、日々多くのマンションの課題に対応しています。契約範囲を踏まえたうえで、相談し、助言を受け、協力しながら管理運営を進めていく姿勢が必要です。

3つ目は、必要に応じて外部専門家を活用することです。

管理組合だけでは判断が難しい事項については、建物管理会社とは異なる立場のマンション管理士などに相談することで、より客観的で適切な判断がしやすくなります。

管理会社任せにしない。

管理会社の言いなりにもならない。

そして、管理会社を敵視するのではなく、必要に応じて外部専門家の力も借りながら、管理組合と建物管理会社が適切な距離感で協力していく。

これが、建物管理会社と良好な関係を築くために大切な考え方です。

まとめ

本記事では、マンション管理組合と建物管理会社との付き合い方について解説しました。

マンションの管理会社には、主に「賃貸管理会社」と「建物管理会社」の2種類があります。

賃貸管理会社は、部屋を貸すオーナーと契約し、入居者募集や賃料管理、室内トラブル対応などを行う会社です。

一方、建物管理会社は、管理組合から委託を受け、マンションの建物や共用部分、設備の維持管理、管理組合運営の補助などを行う会社です。

建物管理会社は、マンション管理において非常に重要な存在です。

しかし、管理組合が何でも建物管理会社任せにしてしまったり、反対に建物管理会社の提案を十分に検討せず言いなりになってしまったりすることは望ましくありません。

マンション管理の主体は、あくまでも管理組合です。

建物管理会社には、契約で定められた業務を適切に履行してもらいながら、理事会や総会で管理組合としての意思決定を行っていくことが大切です。

また、専門的な判断が難しい場合には、建物管理会社とは異なる第三者のマンション管理士などを活用することも有効です。

管理組合、建物管理会社、外部専門家がそれぞれの立場と役割を理解し、適切に連携することで、マンション全体の管理状態をより良いものにしていくことができます。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。