マンション管理

理事のなり手不足対策~理事会制度を廃止して管理者方式を採用する~

日本国内のマンションでは、管理組合の理事のなり手不足の問題が深刻であり、役員報酬を支給することで解消していくコラムを以前にも投稿しました。

しかし、専門性が高く、業務に見合わない役員報酬を支給するだけでは、積極的に理事に立候補しようと思う管理組合員の方たちが現れないマンションも少なくないのが現実です。

なり手不足の問題は複数あり、そのうち最大の要因は「管理組合の活動に関心がない」「理事会活動は誰かがやってくれるだろう」など、他人任せにして自身が行動しなくても問題ないと思っている組合員の方たちによる「理事会(管理)活動への無関心化」です。

これら無関心な組合員の方たちに管理組合、理事会活動への関心を持ってもらうためには管理活動の大切さを地道に伝えていかなければならず、一朝一夕にはいきません。

そして、最近私が特に深刻な問題だと捉えている要因があります。

それは、理事による積極的な管理活動が重要だと重々認識している組合員の方たちでさえ、本業の傍ら理事など役員に就任することをためらってしまうことです。

もはや現代の多くのマンションにおいては、管理組合員が理事へ就任して理事会活動を実施すること、すなわち理事会制度自体が適切ではないのかもしれません。

本記事を読むことで、これまでの理事会制度を廃止して管理組合員の方たちの負担を減らし、マンション建物全体の維持・向上を実現していくための管理者方式の導入について学ぶことができます。

理事会制度と管理者方式の違い


これまでの分譲マンションでは、管理組合が構成されるとその組合員の複数名が理事など役員に就任する「理事会制度」が一般的でした。

しかし、昨今は、多くのマンションにおいて役員に就任してくれる組合員の方たちが見つからないことが多くなってきていることを冒頭でもお伝えしました。

そこで、ここ最近になって特に築浅の投資用の分譲マンションでは、新築当初から理事会制度を採用せずに、「管理者方式」を採用することが非常に多くなってきています。

理事会制度では、理事長をはじめとする複数名の理事+監事を置きますが、管理者方式では理事会制度でいう理事長のような存在の管理者1名+監事1名を置く体制が多くなります。(管理者及び監事を複数名置くことも可能です。)

また、管理者や監事を管理組合員からではなく、組合員以外の外部の専門家が就任するようなマンションも多く見られます。

管理者方式を採用することで、管理組合員の方たちの負担はかなり軽減されることは間違いないでしょう。

理事会制度と管理者方式の構成は下図をご覧下さい。

文章で説明するよりもわかりやすいと思います。

理事会制度を廃止して管理者方式に変更する方法

多くの既存分譲マンションの管理組合では、理事会制度が採用されてきました。

理事会制度を管理者方式に変更するためには、管理規約の改正が必要となり管理組合総会での特別決議(総議決権及び総組合員数の3/4以上の賛成)での承認が不可欠となります。

そのため、マンションによっては管理者方式に変更することは非常に厳しく、時間と労力のかかる活動ともなります。

また、管理規約や使用細則の詳細を決める際には、区分所有法など法律の知識も必要です。

建物管理会社やマンション管理士などの専門家に管理規約や使用細則の作成を依頼しなければ難しいため、ある程度の費用の発生も考慮する必要があるでしょう。

以後に理事会制度から管理者方式に変更する時の流れについて記載しますので参考にして下さい。

理事会制度から管理者方式への変更手順

①理事会にて管理者方式へ変更するための詳細内容を検討
・規約や細則案、変更時期などの詳細内容を確定
※専門家に規約案等の作成を有料依頼するには、総会での承認も必要
※組合員へのアンケートや意見交換会開催等も有益
②理事会の決議(総会への議案上程)
③総会で規約改正(管理者方式変更)の決議(特別決議での承認)
④総会で管理者、監事の選任(普通決議での承認)
⑤管理者方式での運営開始

管理者方式のメリット・デメリット

理事会制度と比較して、管理組合員の方たちの負担が軽減できるメリットのある管理者方式ですが、逆にデメリットとなることも複数あります。

次に理事会制度と比較した時の管理者方式の主なメリット・デメリットをあげてみます。

こちらを参考にしながら、管理者方式に変更するかどうかの参考の1つにしてみて下さい。

管理者方式の主なメリット

・組合員の負担軽減が図れる(理事の人数の削減)
・理事のなり手不足の解消が図られる
・管理者による迅速な管理活動が図られ易い

管理者方式の主なデメリット

・管理者の負担(責任)が重くなる
・管理者の考えや力量に依存した管理活動(状態)となり易い
・組合員全体の管理活動への意識がより低くなる可能性がある
・監事の役割が重要となる(管理者の不適格な業務等のチェックが必要)

管理者を外部の専門家などに委託する第三者管理(者)方式

これまで、管理者方式に変更することで理事への就任を無くし、理事へのなり手不足問題を解消してくことをお伝えしてきました。

しかし、そもそも管理者や監事の各1名のなり手すらなかなか見つからないというマンションも少なくありません。

また、専門知識も多く必要となるマンション管理活動において、専門知識を持たない一組合員が本業の傍らで管理者や監事に就任した時に、果たしてしっかりとその役目を務めることができるのか?と不安、疑問に思う方たちも多いのではないでしょうか。

そのようなマンションへの対応策として、組合員ではない外部に管理者を委託する「第三者管理方式」というものがあります。

第三者管理方式の構成も文章で説明するよりも図の方が理解しやすいと思いますので、次の図を参照の上、理解して頂けたらと思います。

第三者管理(者)方式の注意点

第三者管理方式は、マンション管理の専門家である、マンション管理士や建物管理会社などマンション管理のプロが管理者を務めることが大多数を占めるでしょう。

そのため、マンション管理の知識のない組合員の方が管理者を務めるよりもマンションの建物や設備などの点検、保守、補修などがしっかりと実施される可能性が高くなることは言うまでもありません。

しかし、第三者管理方式もメリットだけではなく、管理者を委託するための費用が必要となるなど、デメリットや注意点もあります。

そのようなメリット、デメリット及び注意点を次にまとめてみます。

第三者管理方式を採用するかどうか、採用する際には、管理規約や使用細則の条文を決める時の参考にしてみて下さい。

第三者管理方式の主なメリット

・組合員の管理者就任の必要がなくなり、負担(労力)の軽減が図られる
・マンション管理のプロが管理者となることにより、しっかりと建物や設備の維持・補修が実施される
・マンションの資産価値の向上や居住者の利便性の向上に関わる取組みが積極的に実施される可能性が高まる

第三者管理者方式の主なデメリット

・管理者の目線(ビジネスとしての目線)での管理活動となり易い
・管理者を委託する費用が発生する(組合員の費用負担の増加)
・監事の役割がより重要(管理者の業務など厳格なチェックが必要)
・管理を委託する建物管理会社が管理者となった場合、管理組合と管理者(建物管理会社)との利益が相反(管理組合よりも建物管理会社の利益を優先)するようなことが多く実施されてしまう可能性が高くなる

まとめ


それでは、本記事のポイントをまとめます。

理事会制度と管理者方式

理事会制度:複数名の理事+監事
管理者方式:管理者+監事

理事会制度から管理者方式への変更

特別決議(総議決権及び総組合員数の3/4以上の賛成が必要)な管理規約の改正が必要となり、変更するためには非常に労力がかかる厳しい取り組みとなることも多い

管理者方式のメリット・デメリット

理事の人数が減り、管理組合全体の負担は軽減するが、管理者の負担増と監事の重要性は高くなる

第三者管理方式

組合員以外のマンション管理士や建物管理会社などのマンション管理の専門家に管理者を委託する方式

第三者管理方式メリット・デメリット

・外部のマンション管理の専門家が管理者となるため、マンション建物の維持・補修がしっかりと実施されたり、居住者の利便性やマンション資産価値の向上も期待できる。
・管理を委託する建物管理会社が管理者となると、管理組合よりも建物管理会社の利益を優先する可能性も高くなるので注意が必要

本記事も読んでいただき、どうもありがとうございました。

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